La convocation d’assemblée générale constitue l’acte fondateur de la procédure décisionnelle en copropriété. Elle ne se limite pas à informer les copropriétaires d’une date de réunion : elle fixe le cadre juridique dans lequel les décisions pourront être valablement adoptées.
Conformément à l’article 9 du décret du 17 mars 1967, la convocation doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Doivent notamment y figurer le lieu, la date et l’heure de la réunion, ainsi qu’un ordre du jour précis et intelligible. Chaque question inscrite doit permettre aux copropriétaires de comprendre la portée exacte de la décision à prendre et les conséquences qui en découlent.
La convocation doit également indiquer les modalités de consultation des pièces justificatives des charges, ainsi que le formulaire de vote par correspondance conforme au modèle réglementaire. Ce formulaire peut être adapté, mais aucune mention obligatoire ne peut être supprimée sans risque d’irrégularité.
La forme de l’envoi est strictement encadrée. La convocation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, remise contre récépissé ou émargement, ou par voie électronique conforme. Les associations représentatives de locataires doivent, quant à elles, être informées par une notification spécifique.
Le respect du délai de convocation est un point de vigilance majeur. Le délai légal minimal est de vingt et un jours entre la notification et la tenue de l’assemblée. Des exceptions existent, notamment en cas d’urgence, lorsque le règlement de copropriété prévoit un délai plus long, ou lors d’une seconde assemblée organisée selon l’article 25-1, pour laquelle un délai de huit jours est admis à condition que l’ordre du jour soit identique.
Enfin, le syndic est tenu d’assurer un affichage préalable annonçant la prochaine assemblée générale. Cet affichage doit mentionner la date prévisionnelle de l’AG, rappeler le droit pour les copropriétaires de demander l’inscription de questions à l’ordre du jour et reproduire les règles applicables à ces demandes. Si l’absence d’affichage n’entraîne pas en elle-même la nullité de l’assemblée, elle constitue un manquement aux obligations de gestion.
Une convocation mal rédigée, incomplète ou envoyée hors délai fragilise l’ensemble de l’assemblée et expose les décisions votées à un risque sérieux de contestation.
