En copropriété, aucune décision ne peut être valablement prise en assemblée générale si la question correspondante n’a pas été régulièrement inscrite à l’ordre du jour.
Cette inscription est strictement encadrée par l’article 10 du décret du 17 mars 1967 et ne relève pas d’une simple démarche informelle.
La demande d’inscription peut être formulée par un ou plusieurs copropriétaires, ainsi que par le conseil syndical. Elle doit impérativement être adressée au syndic, seul destinataire légalement compétent pour établir l’ordre du jour. Une demande transmise à un autre intervenant est juridiquement inopérante.
La demande peut être faite à tout moment de l’année. Si elle parvient au syndic avant l’envoi des convocations, celui-ci est tenu de l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. En revanche, si la demande est reçue après l’expédition des convocations, elle est reportée à l’assemblée suivante, sans que cela constitue une faute du syndic.
La forme de la demande est essentielle. Elle doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique conforme aux exigences du décret. Un courriel simple ou une demande orale ne constituent pas une notification valable et ne produisent aucun effet juridique.
Le contenu de la demande conditionne également son inscription. Lorsqu’une décision est attendue, notamment en matière de travaux, de conventions ou d’améliorations, un projet de résolution doit être joint. Dans certains cas, des documents d’information sont également requis afin de permettre un vote éclairé. À défaut de pièces suffisantes, le syndic est fondé à refuser l’inscription.
Si le syndic refuse une demande complète et régulière sans motif légitime, le juge peut l’y contraindre et engager sa responsabilité. La nullité de l’assemblée n’est toutefois retenue que si ce refus a été susceptible d’influencer les décisions prises.
