En copropriété, un vote n’a aucune portée juridique s’il n’est pas consigné dans un procès-verbal conforme.
Le procès-verbal d’assemblée générale n’est ni un résumé ni un simple compte rendu : il constitue l’acte juridique qui matérialise les décisions collectives de la copropriété.
L’article 17 du décret du 17 mars 1967 impose l’établissement d’un procès-verbal pour chaque assemblée. Il doit être rédigé séance tenante ou, en cas de tenue à distance, au plus tard dans un délai de huit jours. Ce document retrace fidèlement le déroulement juridique de l’assemblée et fixe définitivement le contenu des décisions prises.
Le procès-verbal doit reprendre l’intitulé exact de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le texte final soumis au vote, y compris lorsqu’il a été modifié en séance, ainsi que le résultat précis de chaque vote. Il doit identifier les copropriétaires opposants, abstentionnistes et défaillants, mentionner les réserves formulées en séance et signaler les incidents techniques lorsqu’un dispositif de vote électronique est utilisé.
La distribution des mandats dits « en blanc » doit également y être consignée. Le procès-verbal doit indiquer par qui ces pouvoirs ont été répartis, conformément aux règles issues de la loi ELAN. À défaut de mention conforme, les pouvoirs peuvent être écartés de certains calculs, notamment lors de l’élection du président de séance.
Le procès-verbal doit être signé par le président de séance, le secrétaire et, le cas échéant, les scrutateurs. La signature électronique est admise, sous réserve de respecter les exigences d’identification et d’intégrité prévues par le code civil.
Enfin, le procès-verbal est conservé dans un registre spécial, papier ou électronique, tenu à jour et garantissant la traçabilité. Ce registre constitue la mémoire juridique permanente de la copropriété.
