La convocation d’assemblée générale est l’acte fondateur de toute décision en copropriété. Elle conditionne la validité des votes et la sécurité juridique des résolutions adoptées. Pourtant, malgré des check-lists de plus en plus lourdes, l’oubli d’un document reste une situation fréquente.
La première distinction essentielle à opérer est celle entre les documents simplement informatifs et les documents essentiels à la décision.
Les documents informatifs ont pour objectif d’éclairer les copropriétaires sans conditionner directement la validité du vote. Il s’agit par exemple des annexes explicatives au budget, du compte rendu du conseil syndical ou de notes de synthèse. Leur oubli n’entraîne pas automatiquement la nullité des décisions. En revanche, si cet oubli a empêché les copropriétaires de voter en connaissance de cause, une contestation reste possible.
Les documents essentiels, en revanche, sont ceux sans lesquels la décision ne peut juridiquement être prise. C’est le cas des comptes annuels, des documents comptables obligatoires, des devis de travaux, ou de toute information financière déterminante. L’absence de ces pièces peut conduire à l’annulation pure et simple des résolutions concernées, avec un risque direct d’engagement de la responsabilité civile du syndic.
La gestion de l’erreur dépend ensuite du calendrier.
Lorsque l’oubli est détecté plus de 21 jours avant la tenue de l’AG, le syndic doit renvoyer une nouvelle convocation complète, à ses frais. Le délai légal repart alors intégralement.
Lorsque l’oubli est découvert moins de 21 jours avant l’AG, la situation se complique. Le président de séance doit retirer le point concerné de l’ordre du jour. Deux options restent alors possibles : convoquer une assemblée générale extraordinaire, aux frais du syndic, ou reporter la question à la prochaine AG annuelle.
Dans tous les cas, un oubli documentaire n’est jamais neutre. Il génère des coûts, des retards et fragilise la crédibilité du syndic auprès des copropriétaires.
Une assemblée générale juridiquement solide commence bien avant le jour J, par une préparation rigoureuse et méthodique des convocations.
