En copropriété, la feuille de présence constitue le socle juridique de l’assemblée générale.
Sans elle, il est impossible d’identifier valablement les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, ni de vérifier la régularité des décisions adoptées.
Conformément à l’article 14 du décret du 17 mars 1967, la feuille de présence est établie par le syndic avant l’ouverture de la séance. Elle recense l’ensemble des copropriétaires et mandataires participant à l’assemblée, ainsi que le nombre de voix dont chacun dispose, après application éventuelle des règles de réduction des voix.
Une fois le président de séance désigné, celui-ci doit certifier la feuille de présence avant la clôture de l’assemblée. Cette certification n’est pas une formalité : elle atteste de la régularité des présences, des pouvoirs et des modes de participation. En l’absence de certification par le président, l’assemblée encourt un risque sérieux d’annulation.
La feuille de présence doit comporter l’identité des votants, leur mode de participation — présence physique, visioconférence, vote par correspondance ou représentation — ainsi que leur signature ou procédé équivalent d’authentification. Elle doit également refléter fidèlement les arrivées tardives ou les départs anticipés en cours de séance, afin d’éviter toute présomption erronée de participation à l’ensemble des votes.
Depuis 2019, la feuille de présence peut être tenue et signée sous forme électronique. Ce mode est admis à condition que l’identification des signataires soit fiable, que l’intégrité du document soit garantie et que sa conservation soit assurée dans des conditions sécurisées, conformément aux articles 1366 et 1367 du code civil.
La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal de l’assemblée et conservée par le syndic. Elle fait partie des documents dont tout copropriétaire peut obtenir copie certifiée conforme sur simple demande.
